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典型案例    Typical Case
厦门综合事务调度系统建设

背景

厦门规划委现有OA系统已经运行了4年,全委共有接近200人在使用该系统,对该系统的依赖度非常高,使用频度也相当高。但是随着规划委整体信息化程度的逐步加深,委内各项工作分散在不同的系统中,各类信息和文件的存储也非常分散,工作中经常发生信息前后不一致的问题。


需求

首先,规划委的业务工作贯穿于公文、会议、信访、行政审批等所有范畴,系统需要把这些工作联动管理起来;

其次,常有些事务需要通过不同的业务过程进行办理,其间会产生不同的文档和信息,系统需要把这些在不同时间不同业务中产生的信息统一起来,为各项业务的办理提供统一和有效的信息。


综合事务调度三大事项

图  综合事务调度三大事项


解决方案

1、系统通过采用“内容管理系统”和“企业服务总线”确保规划委内部各类信息和文件的统一存储和管理,确保各系统间业务的整合和统一驱动。

2、通过事项关联管理,当前业务人员可以在任意一个工作环节启动另一项业务,并确保这些不同业务间可以实时获取到其他相关工作的办理状态和信息——例如,收文业务中,同时启动用地选址和会议会审工作,用地审核人员可以及时收到会议进展信息和会议纪要资料。

3、通过资料捕捉能力,系统允许管理员设置所需要纳入整个资料库的资料源,形成可供统一使用的信息资料库。

4、通过关键字识别功能,自动提取当前事务和文件中的关键字;通过全文检索能力,自动在系统间、系统内、文档内进行360度检索,为当前用户推荐有效的办理信息和资料。

5、同时通过内容管理平台提供的分析统计能力,持续分析业务事项类型间的关联程度和关键字推荐的准确性,提升系统的智能认知水平。


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成效

通过贯穿收发文办理、会议、行政审批事项,打通了审批系统和OA系统,打破了系统间的藩篱,通过重新编排组织,提供流畅的工作流,使系统间各业务无缝对接。

解决了信息孤岛,无法有效查取文档的问题;通过推送工作相关文档资料,降低工作难度,提升使用体验。

通过以上的关联事项和信息推荐,使规划委的整个事务办理过程清晰透明,事项的来龙去脉、前因后果,一清二楚,提高了信息准确性,使业务工作结果前后一致。


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